De Hoge Raad heeft op 25 juni jl. een arrest gewezen. Hierin oordeelt hij dat in een geautomatiseerd bestel- en kassasysteem ingevoerde detailgegevens, bewaard moeten blijven wanneer deze gegevens voor de heffing van belasting van belang zijn. In de praktijk kan dit arrest vergaande gevolgen hebben voor de ondernemers die werken met een kassa. Helemaal als er sprake is van een digitaal bestellingssysteem.
Wat was er aan de hand?
De belastingplichtige exploiteerde een restaurant waar bestellingen werden ingevoerd in een geautomatiseerd systeem. Het systeem had een maximale opslagcapaciteit van circa tweeduizend bestellingen. Er waren indicaties dat de belastingplichtige onder meer vlees ‘zwart’ had verkocht. Hierop volgde een boekenonderzoek. Daarbij is onder meer geconstateerd dat de in het systeem ingevoerde detailgegevens van de bestellingen, op enig moment uit het systeem zijn verwijderd. Hierdoor waren alleen nog de totaalbedragen per bestelling, de datum van de bestelling, het tijdstip van verkoop en de betaalwijze te raadplegen. De detailgegevens zijn ook niet op andere wijze bewaard gebleven. Naar aanleiding van de uitkomsten van het boekenonderzoek, heeft de belastingdienst het standpunt ingenomen dat de belastingplichtige niet heeft voldaan aan de op hem rustende administratieverplichtingen. De zaak komt uiteindelijk bij de Hoge Raad.
Wat wordt hierover in de wet bepaald?
In de algemene (vennootschapsrechtelijke) variant van de administratieplicht is onder andere het volgende opgenomen. Een onderneming is verplicht een zodanige administratie te voeren, dat te allen tijde de rechten en de verplichtingen van de onderneming kunnen worden gekend. In de specialis van deze verplichting, geldend voor belastingaanslagen, is aanvullend bepaald, dat uit de administratie ook de voor de heffing van belasting overigens van belang zijnde gegevens duidelijk blijken.
Oordeel Hoge Raad
Hoewel het arrest niet nieuw is, verduidelijkt c.q. bevestigt het wel – voor zover nodig nogmaals – dat in een geautomatiseerd bestel- en kassasysteem ingevoerde detailgegevens onder de reikwijdte van de administratieverplichtingen vallen. Met behulp van deze detailgegevens kan immers in beginsel de volledigheid van de verantwoording van de omzet worden geverifieerd. Hierdoor kunnen verbanden worden gelegd tussen de inkoop en de verkoop. Ik benadruk ‘in beginsel’ omdat de Hoge Raad de kanttekening heeft geplaatst dat een belang tot inzage in de detailgegevens ontbreekt, als ook op andere wijze uit de administratie de gegevens geventileerd kunnen worden.
Mogelijke gevolgen praktijk
Gevolg in de praktijk is dat voor ondernemingen die met bestel- en kassasystemen werken, nu duidelijk is dat zij een verdergaande administratieverplichting hebben. Dit betekent ook dat hun bestel- en kassasystemen hierop moeten zijn ingesteld. In veel gevallen worden namelijk dergelijke systemen regelmatig automatisch gereset (door bijvoorbeeld een maximum opslagcapaciteit). De detailgegevens moeten dan voordien digitaal zijn opgeslagen. De risico’s zijn anders als volgt.
Het kan voorkomen dat een boekenonderzoek c.q. een controle wordt uitgevoerd door de belastingdienst. Als dan een verschil van mening ontstaat over de (belastbare) omzet van de onderneming, kan de belastingdienst verzoeken om inzage in de detailgegevens van het bestel- en kassasysteem. Als deze gegevens vervolgens niet digitaal verstrekt kunnen worden door de ondernemer, kan dat ertoe leiden dat de belastingdienst de administratie verwerpt. De ondernemer komt dan in een lastige positie. Hij moet namelijk aantonen dat de administratie wel klopt. Dit is een verzwaring ten opzichte van het normaliter aannemelijk moeten maken dat de administratie klopt. Verder zal de belastinginspecteur een aanslag opleggen gebaseerd op een redelijke schatting van de winst / omzet en is het aan de ondernemer om te bewijzen dat de schatting niet klopt.
Wilt u meer weten over dit onderwerp, neem dan contact op met een van de leden van het brancheteam Retail.
Deze blog bevat algemene informatie en is met veel aandacht en zorgvuldigheid geschreven. Juridisch advies is echter altijd maatwerk. Wint u dus in een voorkomend geval altijd deskundig juridisch advies in. (Lees onze disclaimer).
