Privacyverklaring

PRIVACYVERKLARING – Van Iersel Luchtman

1. Van Iersel Luchtman
Van Iersel Luchtman N.V. (‘VIL’) is een Nederlands bedrijf dat juridische diensten verleent. Ons bedrijf is actief in de Europese Economische Ruimte (EER) en wij bewaren onze gegevens op servers in de EER.

In deze privacyverklaring vatten wij samen wanneer en hoe uw persoonsgegevens verzameld, gebruikt, beveiligd en openbaar gemaakt worden. Wij verwerken namelijk uw persoonsgegevens als u gebruik maakt van onze juridische dienstverlening, applicaties, websites, software, functies of andere diensten die door ons worden aangeboden. Dit noemen wij gezamenlijk “de Dienst(en)” in deze verklaring.


2. Algemeen
VIL kan bepalingen van deze privacyverklaring wijzigen. Als wij dat doen, dan laten wij u dit weten. Toch raden wij u aan om periodiek zelf te controleren of de privacyverklaring is gewijzigd.


3. Welke persoonsgegevens verzamelen we?
Er zijn een aantal manieren waarop persoonsgegevens kunnen worden verzameld als u gebruik maakt van de Dienst. In deze paragraaf leggen wij u uit welke persoonsgegevens wij van u (kunnen) verzamelen. Persoonsgegevens die voor hetzelfde doel worden verzameld, hebben wij samen in één categorie gezet.  Naast ieder persoonsgegeven staat hoe lang het betreffende persoonsgegeven wordt bewaard.

Persoonsgegevens rechtstreeks door ons verzameld of rechtstreeks door u aan ons aangeleverd

3.1 Verwerkingen op grond van een wettelijke grondslag indien u cliënt van VIL bent (administratie- en identificatieverplichtingen), verwerkingsduur 10 jaar

  • naam
  • adres
  • btw-identificatienummer
  • datum van afgifte van uw identificatiedocument
  • documentnummer van uw identificatiedocument
  • in voorkomend geval, daar waar vereist, kopie identificatiedocument

U bent verplicht om deze persoonsgegevens te verstrekken indien u gebruik wilt maken van onze Dienst. U kunt geen bezwaar maken of verzoek doen om de verwerking te beperken. De reden hiervoor is dat wij deze gegevens verzamelen, omdat wij deze gegevens nodig hebben om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.

3.2 Verwerkingen noodzakelijk voor het uitvoeren van een overeenkomst (het leveren van de Dienst), verwerkingsduur tot 2 jaar na het eindigen van de overeenkomst

1. Algemeen

  • naam
  • privé en/of zakelijk e-mailadres (o.a. voor het opnemen van contact over de Dienst)
  • telefoonnummer (werk en privé)
  • alle overige persoonsgegevens die aan ons worden verschaft in het kader van onze dienstverlening (onder meer de persoonsgegevens vervat in de aan ons verschafte documenten en informatie)
  • overige persoonsgegevens die u verstrekt bij het opnemen van contact met VIL

U bent verplicht om deze persoonsgegevens te verstrekken indien u gebruik wilt maken van onze Dienst. U kunt geen bezwaar maken of verzoek doen om de verwerking te beperken. De reden hiervoor is dat wij deze gegevens verzamelen, omdat wij deze gegevens nodig hebben om onze Dienst te kunnen verlenen. Indien u weigert bovenstaande persoonsgegevens te verstrekken dan kunnen wij de overeenkomst met u beëindigen.

3.3 Verwerkingen voor het behartigen van de gerechtvaardigde belangen van VIL, verwerkingsduur tot 2 jaar na het eindigen van de overeenkomst

1. Het verbeteren van onze dienstverlening

  • naam
  • (overige) ingevulde informatie bij het evaluatieformulier of vermeld tijdens een evaluatiegesprek

2. Het veilig houden van de Dienst

  • IP-adres
  • device-ID
  • user-ID
  • besturingssysteem
  • tijd, datum en plaats van login

3. Om u te informeren over andere diensten van VIL

  • e-mailadres (indien u dit verschaft bij het invullen van het evaluatieformulier)

4. Marketing (indien u klant van VIL bent)

  • Contactgegevens

5. Sollicitaties (indien u bij ons solliciteert), een afwijkende verwerkingsduur van 4 weken na het afronden van de sollicitatie of 1 jaar indien u daarvoor toestemming geeft

  • Contactgegevens
  • Curriculum Vitae
  • Overige vrijwillig verschafte informatie
  • Van het GITP ontvangen wij de volgende persoonsgegevens in het kader van het assessment dat deel uitmaakt van de sollicitatieprocedure:
    - Naam
    - Geboortedatum
    - Resultaten van de diverse onderzoeken (sterke punten, ontwikkelpunten, persoonlijkheidskenmerken)

U dient bovenstaande persoonsgegevens te verstrekken indien u gebruik wilt maken van onze Dienst of indien u bij ons wilt solliciteren (paragraaf 5). U kunt bezwaar maken tegen de reeds verrichte verwerking van de persoonsgegevens en de nog te verrichten verwerkingen. Wij zullen op grond van een afweging van uw belangen tegen onze belangen een beslissing maken of wij gehoor zullen geven aan uw verzoek. Houd u er rekening mee dat wij de Dienst niet meer (goed) kunnen leveren indien u onze mogelijkheid om persoonsgegevens te verwerken op enigerlei wijze beperkt.

Indien u bezwaar maakt tegen de verwerking zoals genoemd in paragraaf 3 (direct marketing) zullen wij zonder belangenafweging stoppen met die verwerking.

3.4 Verwerking met uw toestemming, verwerkingsduur tot 2 jaar na het eindigen van de overeenkomst

1. Om u (op uw verzoek) te informeren over de door u gevolgde dienst of andere diensten van VIL

  • naam
  • organisatie
  • e-mailadres

2. Om u op uw verzoek te informeren en te antwoorden op uw vragen

  • naam
  • organisatie
  • e-mailadres
  • overige persoonsgegevens die u invult bij het opnemen van contact met VIL

3. Blogs, nieuwsbrieven en marketing (indien u nog geen klant bij ons bent), verwerking tot u aangeeft niet langer geïnteresseerd te zijn

  • contactgegevens
  • interesses

Indien u niet bereid bent om deze persoonsgegevens te verstrekken of niet wilt dat wij deze gegevens verwerken, dan heeft dit geen negatieve gevolgen voor de Dienst.

Deze persoonsgegevens worden verwerkt als u gebruik maakt van de Dienst. De persoonsgegevens die wij alleen verwerken als u daarvoor toestemming heeft gegeven worden ook pas verwerkt als u daadwerkelijk toestemming heeft gegeven of zelf de persoonsgegevens heeft verstrekt.
 

4. Delen van persoonsgegevens
Wij verkopen of verhandelen geen persoonlijke informatie over onze bezoekers en gebruikers aan anderen. Dit is alleen anders als wij dit hebben aangegeven in deze privacyverklaring.

4.1 Delen met verwerkers

VIL kan anderen vragen om te helpen bij het verlenen van de Dienst. Het kan hierbij voorkomen dat deze derden hierdoor uw persoonsgegevens verwerken. Deze derden worden in deze privacyverklaring verder “Verwerker” genoemd. Met deze Verwerkers sluiten wij verwerkersovereenkomsten.

Wij maken gebruik van de volgende soorten Verwerkers:

  • opslag van (persoons)gegevens en database beheer en onderhoud;
  • onderzoeksbureaus en analytische software om onze dienstverlening te verbeteren (o.a. conform het advies van de Autoriteit Persoonsgegevens privacy-vriendelijk ingesteld Google Analytics waardoor geen persoonsgegevens met Google gedeeld worden);
  • beheerders van evaluatieformulieren;
  • hosting provider(s);
  • aanbieders van relatiebeheer software, en;
  • beheerders van video’s en opslag daarvan.

In sommige gevallen kan de Verwerker uw persoonsgegevens namens ons verzamelen. Wij informeren Verwerkers dat zij persoonsgegevens die zij van ons verkrijgen alleen mogen gebruiken om het verlenen van de Dienst mogelijk te maken. Als u zelf aanvullende informatie aan deze verwerkers verstrekt, dan is VIL hiervoor niet verantwoordelijk. Het is verstandig om uzelf goed te informeren over de Verwerker en zijn bedrijf, voordat u uw persoonsgegevens verstrekt.

4.2 Delen met uw toestemming

Wij kunnen ook persoonsgegevens delen met anderen als u ons daarvoor toestemming geeft. We kunnen bijvoorbeeld werken met andere partijen om specifieke diensten of aanbiedingen rechtstreeks aan u aan te bieden. Als u zich inschrijft voor deze diensten van derde partijen of marketingaanbiedingen, dan kunnen wij uw naam of contactgegevens verstrekken als die nodig zijn om die dienst te verlenen of contact met u op te nemen.  

4.3 Onze wettelijke verantwoordelijkheid

Wij mogen ook persoonsgegevens met derden delen indien dit:

  1. redelijkerwijs noodzakelijk of passend is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen;
  2. nodig is om te voldoen aan wettelijke verzoeken van autoriteiten;
  3. nodig is om op eventuele aanspraken te reageren;
  4. nodig is om de rechten, eigendom of veiligheid van ons, onze gebruikers, onze medewerkers of het publiek te beschermen;
  5. nodig is om onszelf of onze gebruikers te beschermen tegen frauduleus, beledigend, ongepast of onwettig gebruik van de Dienst.

Wij zullen u onmiddellijk op de hoogte stellen van verzoeken die wij ontvangen van een overheidsinstantie en die gaan over uw persoonsgegevens, tenzij wij dit niet mogen op grond van de wet.

4.4 Fusie of verkoop (deel) van de onderneming

Het kan voorkomen dat wij uw persoonsgegevens openbaar maken, delen of overdragen als wij een gedeelte van ons bedrijf overdragen. Voorbeelden hiervan zijn (onderhandelingen over) een fusie, verkoop van onderdelen van de onderneming of het verkrijgen van financiering.


5. Bescherming van persoonsgegevens
VIL zal ervoor zorgen dat zij passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen neemt om uw persoonsgegevens te beveiligen. Bij het beschermen van uw persoonsgegevens volgen wij de algemeen geaccepteerde standaarden.  Wij hebben in ieder geval de volgende maatregelen genomen:

We hebben fysieke en elektronische maatregelen ingevoerd die zijn ontworpen om onbevoegde toegang, verlies of misbruik van persoonsgegevens zoveel mogelijk te voorkomen.
We gebruiken waar nodig SSL (Secure Socket Layer) -technologie om transmissie van gevoelige informatie of persoonsgegevens naar ons te versleutelen, zoals accountwachtwoorden en andere identificeerbare informatie over betalingen.
Waar redelijkerwijs mogelijk worden back-ups van persoonsgegevens gemaakt.
Gevoelige informatie wordt versleuteld opgeslagen als dat mogelijk is.
Kwetsbaarheden in de software worden zo snel als redelijkerwijs mogelijk aangepakt.

U moet er rekening mee houden dat onze Verwerkers verantwoordelijk zijn voor het verwerken, beheren of opslaan van (een deel van) de persoonsgegevens die we ontvangen. Verwerkers mogen deze gegevens niet gebruiken om reclame te maken. In de verwerkersovereenkomst die wij met deze Verwerkers hebben gesloten, hebben wij de Verwerkers verplicht om uw persoonsgegevens te beveiligen.

Wij willen u er wel graag op wijzen dat absolute veiligheid voor het verzenden van persoonsgegevens via het internet of het opslaan van persoonsgegevens niet altijd gegarandeerd kan worden.


6. Links naar sites van derden
Onze Diensten en/of de website kunnen links bevatten naar andere websites. Daarnaast kan onze Dienst ook zijn voorzien van advertenties van derden. Websites van derden kunnen informatie over u bijhouden. We hebben geen controle over deze sites of hun activiteiten. Als u uw persoonsgegevens verstrekt op deze pagina’s van derden, dan is VIL hierbij niet betrokken. In dat geval is het privacybeleid van deze derde partij van toepassing. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud van het privacybeleid van deze partijen en de manier waarop deze partijen omgaan met persoonsgegevens. Links van onze website naar derden of naar andere sites worden namelijk alleen ten behoeve van u ter beschikking gesteld. Wij raden u aan om hun privacy- en beveiligingspraktijken en hun beleid te bestuderen voordat u persoonsgegevens aan ze verstrekt.


7. Welke keuzes heeft u met betrekking tot het gebruik van uw persoonsgegevens?
Wij zullen u op de hoogte stellen en indien nodig om uw toestemming vragen voordat wij uw persoonsgegevens delen met anderen op een manier die niet is geregeld in deze privacyverklaring. Een voorbeeld hiervan is het delen van persoonsgegevens voor (direct) marketingdoeleinden.

Wij kunnen u marketing- en promotiemateriaal over onze producten en diensten sturen. Als u niet (meer) wilt dat uw informatie wordt gebruikt voor direct marketing, kan u contact met ons opnemen op het e-mailadres dat onder 'Contact' wordt vermeld.

U kunt zichzelf ook afmelden door de afmeldinginstructies te volgen die bij elke promotie-e-mail zijn opgenomen. Als u zich afmeldt, dan heeft dit geen gevolg voor onze mogelijkheden om u e-mails te sturen over de Dienst en uw account. Daarnaast heeft het geen gevolg voor onze mogelijkheid om uw persoonsgegevens te gebruiken zoals wij hebben beschreven in deze privacyverklaring.

Wij zullen zo spoedig mogelijk na ontvangst van het verzoek voldoen aan uw verzoeken.

8. Uw rechten
U kunt de persoonsgegevens die door de website en de Dienst worden verzameld, controleren, bijwerken, corrigeren of verwijderen. Om van deze mogelijkheid gebruik te maken dient u contact met ons op te nemen. Onze contactgegevens zijn in artikel 9 van deze privacyverklaring terug te vinden. Indien de Dienst zelf een mogelijkheid biedt om contact met ons op te nemen, dan is dat uiteraard ook mogelijk.

Houd er rekening mee dat het verwijderen van persoonsgegevens, het beperken van de verwerking of het intrekken van toestemming ertoe kan leiden dat u de Dienst niet meer kan gebruiken.

Wij hebben soms het recht om uw persoonsgegevens te bewaren. Dit kan als dit noodzakelijk of aanbevolen is om de Dienst aan anderen te kunnen verstrekken, geschillen op te lossen, de toepasselijke gebruiksvoorwaarden te handhaven, voor technische en/of juridische vereisten en/of indien de Dienst of wet dat vergt.

Om per e-mail toegang te krijgen tot uw eigen persoonsgegevens, moet u voldoende bewijs van uw identiteit verstrekken op de manier zoals wij dat van u vragen. Indien wij niet zeker weten of u daadwerkelijk de persoon bent over wie de persoonsgegevens gaan, dan mogen wij u de toegang tot de persoonsgegevens weigeren.

U kunt ons vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens in de toekomst te beperken of te stoppen. Wij voldoen dan waar mogelijk aan uw verzoek. Houd er echter rekening mee dat u kunt worden belemmerd in het gebruik van de Dienst of dat u de dienst niet meer kunt Gebruiken. Voor meer informatie hierover verwijzen wij naar artikel 3 van deze privacyverklaring.

U kunt ons vragen om de persoonlijke informatie die wij over u verwerken over te dragen aan een ander. U moet dan wel specificeren welke informatie u overgedragen wenst te zien. Wij voldoen aan een dergelijk verzoek als het gaat om informatie die is verwerkt op basis van artikel 3.2 of 3.4 van deze privacyverklaring, tenzij deze informatie ook persoonsgegevens bevat over andere (natuurlijke) personen.

Wij reageren binnen 4 weken op al uw verzoeken zoals die hier staan omschreven. Bij complexe verzoeken kan de termijn met nog eens 4 weken worden verlengd. Indien wij de termijn verlengen, zullen wij u binnen 4 weken na het indienen van het verzoek daarvan op de hoogte stellen.

U heeft het recht om bij de bevoegde privacy autoriteit een ??klacht in te dienen over de manier waarop wij omgaan met persoonsgegevens. Voor Nederland is deze autoriteit de Autoriteit Persoonsgegevens, die u kunt bereiken op https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/.


9. Contact
Als u vragen, problemen of opmerkingen heeft over deze privacyverklaring, kunt u contact met ons opnemen via e-mail op db@vil.nl.